Računi, potrdila, šolske opombe, pogodbe – poplava papirja preplavlja tudi najbolj organizirane ljudi, mize in police pa spreminja v kaotične arhive za takojšnje ukrepanje.
Strah nas je nekaj zavreči, ker “bi nam lahko prišlo prav”, zato živimo med ruševinami, kjer je iskanje pravega kosa papirja po besedah dopisnika zahtevna naloga, ki traja pol ure.
Izhod je preprostejši, kot se zdi, in zanj je potreben le en globok predal ali velika škatla. To posodo razglasite za “sprejemno območje” za ves prispeli papir.
Ne izgubljajte časa z razvrščanjem ob prejemu – vanj odvrzite vse dokumente: pisma, čeke, obvestila, otroške risbice. Edino pravilo je, da zunaj te škatle ni nobenega papirja.
S tem se znebite trenutnega stresa, ko se morate odločiti, in si zagotovite strateško odlašanje. Enkrat na mesec namenite petnajst minut za prebiranje tega “sefa”.
Oboroženi s tremi mapami ali ovojnicami z oznakami “Pomembno”, “Za premislek” in “Za arhiviranje” boste hitro razvrstili zaostanke. Pomembni dokumenti (računi, pogodbe) gredo v prvo mapo za prihodnjo hrambo, ideje in zapiski v drugo, vse drugo pa gre brez obžalovanja v koš za smeti.
Glavni psihološki trik pri tem je, da v enem mesecu številni dokumenti izgubijo domnevno pomembnost. Račun, ki se je zdel potreben, se izkaže za plačanega in preverjenega, reklamni letak pa za navaden odpadni papir.
Ne razvrščate v stanju stresa “zdaj in takoj”, temveč v mirnem okolju, kjer je um jasnejši, da vidi, kaj ima resnično vrednost. Ta varovalna škatla ščiti vaš prostor in psiho pred kaosom.
Veste, da imate vse svoje dokumente na enem mestu, in to spoznanje vas razbremeni tesnobe v ozadju. Nič več besnega brskanja po kupih na mizi ali v različnih torbah – sistem, čeprav začasen, že deluje za vas in koncentrira problem v jasno določene meje.
Ko se bo navada ukoreninila, boste ugotovili, da je pretok papirja popolnoma pod nadzorom. Ne borite se z vsakim kosom papirja posebej, temveč upravljate proces kot celoto in mu namenjate neznatno, a redno količino časa.
In vaša miza končno postane pisalna miza, ne pa skladišče nerešenih zadev, kar je samo po sebi močna spodbuda za jasno razmišljanje.
Preberite tudi
- Zakaj pečica med kuhanjem nikoli ne sme biti prazna: načelo, ki podvoji zmogljivost ene kuhalne plošče
- Zakaj je peteršilj iz zamrzovalnika bolj zelen in aromatičen kot peteršilj iz trgovine: napaka, ki jo delajo vsi na trgu
